Pubblica Amministrazione

CIAgroup per la P.A.

CIAgroup ha negli anni sviluppato progetti di cambiamento, miglioramento e sviluppo sia di persone che di sistemi in differenti settori e per diverse categorie di servizi della Pubblica Amministrazione: dalla finanza ai trasporti, dalla sanità all’amministrazione locale.

La lunga esperienza di interventi di formazione e consulenza organizzativa, sia nel Pubblico che nel Privato,  maturata in momenti storici differenti e in ambiti molto diversi tra loro ha permesso a CIAgroup di conoscere, praticare e, a volte, diffondere metodologie e strumenti utili agli obiettivi di cambiamento delle Organizzazioni Pubbliche e delle loro persone in relazione agli scenari economici, normativi e socio-culturali di riferimento.

 

OVERVIEW DI PROGETTO
Il Progetto di «analisi dei carichi di lavoro» ha avuto per oggetto le attività svolte dagli operatori amministrativi, misurate in termini di quantità (volumi) e durata (tempo) al fine di quantificare e analizzare il gap tra la capacità produttiva degli operatori e il fabbisogno di servizi da erogare. L’attività di misurazione e analisi è stata propedeutica all’avvio di azioni di cambiamento organizzativo, attualmente in atto, quali:
·         la definizione del fabbisogno / dimensionamento degli organici;
·         la reingegnerizzazione dei processi;
·         lo sviluppo delle competenze.
Il personale amministrativo oggetto di auto-rilevazione è stato supportato da un gruppo di metodologi interni opportunamente formati alla metodologia in uso. In ogni struttura è stato inoltre nominato un referente per presidiare l’operatività dell’auto-rilevazione.
I metodologi interni hanno informato i referenti e il personale oggetto di auto-rilevazione dando le corrette informazioni e istruzioni.
L’analisi del lavoro amministrativo è stata effettuata attraverso la classificazione delle attività in tre categorie fondamentali, e precisamente:
1. Le attività eminentemente ripetitive e schematizzate, previste all’interno del ruolo, caratterizzate da situazioni identiche o analoghe;
2. Le attività variabili o creative, poco o per nulla schematizzabili, caratterizzate da situazioni mutevoli o nuove, comunque previste all’interno del ruolo o definite da commesse specifiche;
3. Le attività di attesa, di disturbo o di rottura, non previste dal ruolo o da commesse specifiche.
Il progetto ha consentito di identificare dove ci sono criticità di organico dovute non a un semplice dato generico sovra o sotto dimensionamento, acquisire da parte dell'ASL la metodologie HMG/Ciagroup senza la necessità di avere il suo contributo, impiegare i dati rilevati come un valido punto di partenza per avviare progetti di revisione organizzativa dedicati all’aumento della produttività amministrativa.
OVERVIEW DI PROGETTO
Il progetto di audit organizzativo è stato focalizzato sui processi gestiti dalle due strutture organizzative responsabili della Gestione delle Risorse Umane dell’ASL, con la finalità di correggere le discrepanze rilevate tra ciò che veniva prescritto e ciò che avveniva in termini di reale efficienza delle prestazioni. In particolare l’audit è servito ad analizzare i seguenti aspetti delle strutture organizzative GRU:
  1. I processi (compreso sotto-processi e fasi);
  2. Domini di conoscenza;
  3. Catene delle responsabilità;
  4. Sistemi di coordinamento;
  5. I ruoli;
  6. La gestione delle persone;
  7. Le strutture latenti;
  8. Le prestazioni;
  9. Gli strumenti di lavoro;
  10. I carichi di lavoro.
Il processo di audit è stato condotto con l’obiettivo di fornire un quadro generale della realtà oggetto di analisi, e di individuare le principali aree critiche per stimolare una discussione sui possibili interventi di miglioramento.
Sono state utilizzate metodiche tipiche dell’analisi organizzativa: analisi documentale, misurazione e analisi di indicatori quantitativi, interviste ai soggetti interessati dai processi organizzativi oggetto dell’audit ed incontri periodici.
Le interviste hanno coinvolto la Direzione Strategica, i Responsabili delle strutture GRU, i ruoli specifici di tali strutture ed i principali clienti interni.
Per ogni aspetto analizzato, una volta evidenziate le principali criticità, sono state formulate delle ipotesi di miglioramento a loro volta tradotte in obiettivi operativi per i responsabili delle strutture e per i loro collaboratori.
Lo stato di avanzamento dei lavori è stato documentato con periodici report, per presentare i risultati ottenuti e le proposte di prosieguo delle attività e di soluzione delle criticità man mano riscontrate.
OVERVIEW DI PROGETTO
Scopo del progetto di Change Management è stato definire una complessiva riorganizzazione del personale dell’Ente provinciale, al fine di supportare le persone ad ogni livello verso una piena consapevolezza di ruolo, in un periodo di forte evoluzione e cambiamento, stimolando e rafforzando le competenze con particolare attenzione al saper essere e al saper fare.
Tale intervento è stato inserito in un contesto organizzativo in cui la recente riallocazione delle risorse, sia umane che tecnico-economiche, verso altri enti (riducendo di circa il 50% il personale), aveva causato nel personale rimasto criticità sia sul piano motivazionale che su quello tecnico e organizzativo.
A tal fine si è progettato un intervento considerando la necessità di favorire la proattività e la partecipazione al cambiamento di tutte le risorse, attraverso il loro coinvolgimento nella progettazione e alla realizzazione del cambiamento (Direzione Strategica, Dirigenti delle strutture, Risorse Umane), provando così ad incidere anche indirettamente sul clima organizzativo. Il progetto è stato articolato in fasi, tese alla produzione di quattro output:
  1. Definizione della nuova Mission dell’Ente e coerente Nuovo modello Organizzativo;
  2. Job Profile dei ruoli in coerenza al nuovo modello Organizzativo;
  3. Dimensionamento Organici sulla base del nuovo modello Organizzativo;
  4. Piano di Change Management per passare dall’AS-IS al TO-BE.
Per perseguire gli obiettivi del progetto e produrre gli output attesi si sono adottate le seguenti metodologie formative e di consulenza organizzativa: Interviste strutturate, Focus Group, Formazione esperienziale, Formazione sul campo, Assistenza sul campo on demand.
OVERVIEW DI PROGETTO
Il progetto si è inserito in un percorso intrapreso dall’Azienda volto ad applicare la gestione per processi quale modalità tecnica e di gestione del miglioramento, finalizzata a migliorare l’integrazione e a generare valore per i servizi resi alla cittadinanza.
Scopo del progetto è stato sviluppare la gestione per processi nell’area tecnico-amministrativa in modo funzionale all’area sanitaria secondo la logica del cliente – fornitore interno, per migliorare le performance dei processi tecnico-amministrativi che coinvolgono il Dipartimento Tecnico, il Dipartimento Amministrativo e le funzioni di Staff che afferiscono alla Direzione Amministrativa.
Il progetto di sviluppo destinato al personale dell’Area tecnico amministrativa ha adottato un approccio modulare e applicativo, consentendo di adattare il programma formativo alle priorità di intervento definite annualmente circa i processi da studiare e migliorare, articolato come segue:
  • Modulo 1: Sviluppo della mappatura dei processi e degli elementi minimi di descrizione dei singoli processi
  • Modulo 2: Prioritarizzazione dei processi secondo parametri della gestione aziendale
  • Modulo 3: Studio dei processi
  • Modulo 4: Misura dei processi e attivazione del relativo reporting
  • Modulo 5: Miglioramento dei processi tramite le tecniche del problem solving
  L’approccio modulare ha consentito ai partecipanti di acquisire, al termine di ogni modulo, tutti gli elementi necessari a sviluppare le attività previste dalla macro-fase affrontata, applicando efficacemente alla realtà aziendale l’approccio per processi.

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